Khi quyết định số hoá giấy tờ, câu hỏi khó không phải là dùng công cụ nào, mà là bắt đầu từ biểu mẫu nào để lần đầu tiên có kết quả thuyết phục được người còn hoài nghi.
Chọn quy trình lặp nhiều và đau nhiều
Hai tiêu chí này nên đi cùng nhau. Một biểu mẫu được dùng vài lần mỗi năm, dù có phiền đến đâu, cũng không tạo ra đủ giá trị để bù công triển khai và công đào tạo. Ngược lại, một quy trình chạy hàng ngày nhưng mọi người đã quen và không thấy vướng thì cũng chưa cấp thiết.
Chỗ đáng bắt đầu là giao điểm: những tờ giấy đi qua nhiều bàn mỗi tuần và làm ai đó phải chờ. Đề nghị thanh toán, đề nghị tạm ứng, đơn xin nghỉ phép, phiếu đề xuất mua sắm, phiếu tiếp nhận yêu cầu khách hàng — đây là nhóm thường xuất hiện đầu tiên trong mọi cuộc khảo sát, vì chúng vừa lặp nhiều vừa hay kẹt ở khâu ký duyệt.
Một cách tìm nhanh: hỏi bộ phận hành chính xem họ phải nhắc ai ký nhiều nhất, và hỏi nhân viên xem việc gì khiến họ phải đi lại giữa các tầng. Hai câu hỏi đó thường chỉ thẳng vào quy trình nên làm trước.
Đừng số hoá nguyên xi cái đang rối
Cám dỗ lớn nhất là chụp lại tờ giấy hiện tại và dựng một biểu mẫu điện tử giống hệt, kể cả những ô mà từ lâu không ai điền. Làm như vậy sẽ chuyển nguyên vẹn mọi bất hợp lý sang môi trường mới, và thêm vào đó là sự khó chịu của việc phải học một công cụ mới để làm đúng công việc cũ.
Trước khi dựng biểu mẫu, nên rà lại vài câu hỏi cho từng trường và từng bước duyệt:
- Ô thông tin này ai đọc, và đọc để làm gì? Nếu không ai trả lời được, hãy bỏ.
- Thông tin này hệ thống đã có sẵn chưa? Nếu có, hãy điền tự động thay vì bắt người dùng gõ lại.
- Bước duyệt này thêm giá trị gì, hay chỉ tồn tại vì trước đây tờ giấy phải đi ngang qua bàn đó?
- Trường hợp ngoại lệ được xử lý thế nào, và ai có quyền quyết định khi quy trình không khớp thực tế?
Thường thì một biểu mẫu sau khi rà sẽ ngắn lại đáng kể và số bước duyệt giảm xuống. Phần cải thiện lớn nhất mà người dùng cảm nhận được thực ra đến từ việc rà soát này, chứ không đến từ phần mềm.
Chữ ký và lưu trữ: phần dễ bị bỏ qua
Không phải mọi chữ ký đều cần cùng một mức chặt chẽ. Một phê duyệt nội bộ để chuyển việc sang bước sau có thể chỉ cần ghi nhận ai bấm duyệt, lúc nào, trên tài khoản nào. Ngược lại, chứng từ có giá trị pháp lý hoặc phục vụ quyết toán thuế phải tuân theo quy định hiện hành về chứng từ điện tử và chữ ký số. Nhầm lẫn hai nhóm này gây ra hai kiểu hỏng: hoặc dựng quy trình nặng nề cho việc nhẹ, hoặc phát hiện chứng từ không được chấp nhận khi thanh tra.
Về lưu trữ, cần xác định trước thời hạn lưu theo quy định cho từng loại hồ sơ, nơi lưu bản gốc điện tử, cách sao lưu, và cách tìm lại hồ sơ cũ sau nhiều năm. Cũng nên quyết định sớm số phận của hồ sơ giấy đang có: quét toàn bộ, quét từ một mốc thời gian, hay chỉ áp dụng quy trình mới cho hồ sơ phát sinh. Phương án thứ ba thường khả thi nhất để bắt đầu.
Đo trước và đo sau
Nếu không đo trạng thái hiện tại trước khi triển khai, doanh nghiệp sẽ không chứng minh được dự án có hiệu quả hay không, và mọi đánh giá về sau đều dựa trên cảm nhận. Việc đo không cần cầu kỳ. Chỉ cần chọn vài chỉ số và ghi lại trong vài tuần trước khi bắt đầu: một hồ sơ mất bao lâu từ lúc nộp đến lúc duyệt xong, bao nhiêu hồ sơ bị trả lại vì thiếu thông tin, và mỗi tháng phát sinh bao nhiêu hồ sơ.
Sau khi chạy, đo lại đúng những chỉ số đó, trên cùng cách tính. Con số sẽ cho biết nên mở rộng sang quy trình tiếp theo, hay nên dừng lại điều chỉnh. Nó cũng là thứ thuyết phục các phòng ban còn e ngại hiệu quả hơn bất kỳ buổi giới thiệu nào.
Nên làm gì tiếp theo
Hãy chọn đúng một quy trình cho lần đầu, và chọn quy trình mà người chịu ảnh hưởng nhiều nhất cũng là người mong nó thay đổi nhất. Vẽ lại luồng hiện tại trên giấy, cắt những bước không còn lý do tồn tại, thống nhất mức chữ ký cần thiết, ghi lại các chỉ số hiện tại, rồi mới dựng biểu mẫu điện tử. Khi quy trình đầu tiên chạy trơn và có số liệu chứng minh, doanh nghiệp sẽ có cả kinh nghiệm lẫn sự ủng hộ để làm tiếp.